Siamo più produttivi a casa o in ufficio? Il dibattito è aperto, le opinioni discordanti. Forse, però, la domanda da porsi è un’altra: abbiamo a disposizione i tool giusti – come Microsoft 365 – per essere produttivi tanto da casa quanto in ufficio?
Ma facciamo un passo alla volta. Cerchiamo prima di capire quali sono i bisogni primari di un team, sia che lavori da remoto o nello stesso luogo fisico, per poter essere performante. Principalmente sono tre:
- Comunicare verso l’interno e verso l’esterno dell’azienda.
- Collaborare, condividendo e aggiornando documenti in maniera veloce e sicura.
- Accedere rapidamente a documenti ed informazioni, in sicurezza.
Riuscirci sembra dura, ma con la tecnologia del cloud computing è assolutamente possibile. Migrare o, nel caso di chi lo avesse già fatto, consolidare l’adozione di infrastrutture e applicativi sulla “nuvola” significa, infatti, dotarsi di strumenti che supportano l’ottimizzazione delle potenzialità produttive dei lavoratori di un’azienda (ne parlo anche in questo articolo).
Il prodotto che si sposa alla perfezione con questo scopo, come anticipato, è Microsoft 365: la suite per la collaborazione e comunicazione di Microsoft che comprende le innovative app di Office, i servizi cloud intelligenti e la sicurezza avanzata.
Microsoft 365 è un esempio di come il cloud venga in soccorso alle esigenze delle imprese, fornendo loro gli strumenti necessari ad incrementare l’efficienza di tutte le linee di business e non soltanto quella dei dipartimenti IT. Il cloud, quindi, non più come semplice innovazione tecnologica, ma come vero e proprio modello di business che aiuta le aziende a migliorare i servizi offerti alla clientela, abbattere e controllare i costi, lavorando – dall’ufficio o da remoto – in totale sicurezza.
Andiamo adesso a vedere nel dettaglio i 7 principali benefici che Microsoft 365 può apportare alla tua azienda.
#1 Business continuity
Con Microsoft 365 riesci a mantenere attivo il business anche in caso di eventi che ne mettono a rischio la continuità. La disponibilità del servizio è slegata dai server e dai PC che hai in azienda. Ti puoi connettere con qualunque device da qualunque posto, purché ci sia la connessione dati. Questo ha permesso a molte aziende di continuare a fare business anche durante il lockdown, quando non si poteva andare in ufficio. Ma è un valore aggiunto differenziante anche in situazioni meno eccezionali di un’epidemia. Per esempio puoi continuare a lavorare anche in caso, molto frequente, di danno o malfunzionamento delle macchine. L’accesso “from everywhere”, inoltre, rende agile la collaborazione all’interno di quelle grandi aziende dislocate in varie sedi lontane tra loro. Evitare interruzioni dell’attività è il modo migliore per proteggere i tuoi clienti, continuando ad erogare i tuoi servizi, salvaguardando il fatturato e gli stipendi dei tuoi dipendenti.
#2 Sicurezza dei dati
I documenti e le informazioni che salvi nel cloud storage sono completamente al sicuro con Microsoft 365. Nessuna preoccupazione per i tuoi dati sensibili che sono protetti da avanzati sistemi di rilevamento delle minacce.
#3 Co-authoring
Ossia la possibilità per più utenti di creare e aggiornare lo stesso documento contemporaneamente. Un esempio: creo un nuovo Excel, lo condivido con un mio collega e possiamo lavorarci insieme, nello stesso momento, da due postazioni diverse. Il risparmio di tempo è evidente. Meno tempo impiegano i tuoi dipendenti a completare un’attività, più tempo avranno per eseguirne delle altre, aumentando nettamente la produttività.
#4 Suite user friendly
Microsoft 365 è facile da usare. In primo luogo, perché include gli strumenti Office in un’unica piattaforma. In secondo luogo, perché sono tool che tutti usiamo da sempre: Outlook, Word, Excel ecc. Anche la familiarità è un bel vantaggio!
#5 Microsoft teams
Teams è la piattaforma di collaborazione di Microsoft che consente di comunicare e collaborare internamente ed esternamente all’azienda tramite video-call e chat, creare gruppi e organizzare il lavoro dei team di progetto. Le sue funzionalità sono in continuo aggiornamento.
#6 App sempre aggiornate
I nuovi aggiornamenti, infatti, vengono rilasciati automaticamente. I tuoi dipendenti lavoreranno sempre con le versioni più aggiornate delle applicazioni incluse in Microsoft 365, senza costi aggiuntivi.
#7 Spese sotto controllo
Il business model è quello del Software as a Service (SaaS), basato su una sottoscrizione con costo mensile per utente. Le uniche variazioni sono determinate dall’eventuale aggiunta o rimozione di utenze, ma sono variazioni comunque facilmente calcolabili. Con Microsoft 365, dunque, sai in anticipo quanto spenderai e questo ti aiuta a pianificare il budget a disposizione per i tuoi investimenti IT.
Come abbiamo visto, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di Microsoft 365 sono diversi, sia per l’azienda che per l’utente finale.
Tuttavia, per sfruttare appieno tutte le potenzialità di questo strumento e massimizzare il ritorno sull’investimento è necessario rivolgersi ad un partner con competenze e know-how all’altezza. SoftJam, ad esempio, oltre ad occuparsi della migrazione a Microsoft 365, offre a tutti i suoi clienti formazione e supporto continuo. In questo modo, avrai lo strumento giusto per fare il salto di qualità alla tua produttività, sia a casa che in ufficio!