Privacy policy
clienti

Privacy policy clienti

OGGETTO: Informativa ai sensi e per gli effetti del REG. UE 2016/679 (di seguito anche “GDPR”) relativi alla tutela del Trattamento dei Dati Personali.

Nella sua qualità di “Interessato”, cioè di soggetto alla quale si riferiscono i dati oggetto del Trattamento, desideriamo metterLa al corrente degli elementi essenziali dei trattamenti effettuati.

Definizioni

Si riporta il significato di alcuni termini utilizzati nella presente Informativa al fine di agevolarne la comprensione:

a) Trattamento: s’intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insieme di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione, o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

b) Dato Personale: è tale qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“Interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a una o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. Softjam S.p.a. tratta, a titolo esemplificativo, i seguenti Dati Personali degli utenti: nome, cognome, luogo, e data di nascita, indirizzo email, cellulare, codice fiscale, indirizzo, cittadinanza, professione.

c) Titolare: Softjam S.p.A. che determina le finalità e i mezzi del Trattamento dei Dati Personali

d) Responsabile: è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare;

e) Interessato: l’utente a cui si riferiscono i Dati Personali;

f) Cliente: s’intende il Cliente cui è inviata la presente informativa ex Reg. UE 679/16.

Finalità del Trattamento

La raccolta ed il Trattamento dei Dati Personali sono effettuati al fine di condurre:

• acquisire dati e informazioni precontrattuali;

• gestire e controllare i rischi, prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze;

• effettuare le operazioni necessarie per l’evasione degli ordini e delle altre richieste;

• prevenire e gestire possibili contenziosi, adire le vie legali in caso di necessità;

• gestire la contabilità e gli adempimenti fiscali;

• avviare e gestire transazioni e pratiche risarcitorie in caso di danno.

Inoltre, sono trattati dal Titolare del trattamento e/o dai Responsabili per

• gestire gli adempimenti di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale;

• predisporre e presentare dichiarazioni e documenti di natura civilistica, fiscale, previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie ed extra comunitarie.

• per la gestione delle segnalazioni o connessi alla condotta illecita riportata quali circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto antigiuridico oggetto della segnalazione; descrizione del medesimo fatto; generalità degli autori della condotta illecita o altre indicazioni che consentano di indentificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati; documentazione a corredo per fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

I dati personali delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei clienti persone giuridiche, se forniti, sono trattati dal Titolare del trattamento per:

• inoltrare comunicazioni di vario genere e con diversi mezzi di comunicazione (telefono, telefono cellulare, sms, email, fax, posta cartacea);

• formulare richieste o evadere richieste pervenute;

• scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali;

• effettuare le operazioni necessarie per l’evasione degli ordini e delle altre richieste;

• avviare e gestire transazioni e pratiche risarcitorie in caso di danno subito dalle persone all’interno dei punti vendita.

I Dati Personali del Cliente verranno trattati per tutta la durata dei rapporti contrattuali instaurati e anche successivamente per l’espletamento di tutti gli adempimenti di legge nonché per future finalità commerciali.

Base Giuridica

Assorbimento obblighi di legge, regolamenti normativa comunitaria ai fini della conclusione del contratto col Cliente e/o nell’ambito dell’esecuzione e/o della stipula dello stesso.

Modalità di Trattamento Il Trattamento dei Dati Personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Dati Personali sono sottoposti a Trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

Accesso ai dati I Dati

Personali potranno essere resi accessibili per le finalità sopra descritte:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del Trattamento e/o amministratori di sistema;

a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, avvocati e studi legali, società di verifica della situazione patrimoniale e reddituale etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del Trattamento.

• Eustema SPA quale controllante di SoftJam

• Euforlegal SRL quale società di Eustema SPA

• E-WORLD CONSULTANTS – SRL in qualità di soggetto che esercita la direzione ed il coordinamento di SoftJam SPA

Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità sopra descritte è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantire i Servizi ed i Prodotti oggetto del contratto.

Conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento

Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale, l’eventuale rifiuto metterebbe il Cliente nelle condizioni di non poter dare esecuzione o prosecuzione al Contratto in quanto costituirebbe un Trattamento illecito. Nei casi in cui non sia previsto alcun obbligo di legge al conferimento dei dati, il rifiuto non sortirebbe le conseguenze di cui sopra ma impedirebbe comunque di dare esecuzione alle operazioni accessorie.

Comunicazione dei dati Ferme restando le comunicazioni e diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i dati relativi alla Persona giuridica potranno essere comunicati in Italia e/o all’estero a:

• professionisti e consulenti, società di consulenza, società di factoring, istituti di credito, società di recupero crediti, società di assicurazione del credito, società di informazioni commerciali;

• Enti Pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni o verifiche come, ad esempio:
Amministrazione Finanziaria, Organi di Polizia Tributaria, Autorità Giudiziarie, Ufficio italiano Cambi, Ispettorato del Lavoro, ASL, Enti Previdenziali, ENASARCO, Camera di Commercio, etc.;

• soggetti che possono accedere ai Vostri dati in forza di disposizione di legge. I dati sensibili, ancorché trattati in forma del tutto anonima, non saranno oggetto di alcuna forma di diffusione e/o cessione, fatto salvo il caso di stretta collaborazione con strutture idonee allo sviluppo, implementazione, realizzazione ed assistenza su software da noi sviluppati e/o commercializzati esclusivamente per il raggiungimento dei fini acclarati dalla presente e dietro specifica autorizzazione scritta da parte Vostra.

• Eustema SPA quale controllante di SoftJam

• Euforlegal SRL quale società di Eustema SPA

• E-WORLD CONSULTANTS – SRL in qualità di soggetto che esercita la direzione ed il coordinamento di SoftJam SPA

Trasferimento dei dati

I Dati Personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Tempi di conservazione dei dati

I dati forniti verranno conservati presso i nostri archivi secondo i seguenti parametri: per le attività di amministrazione, contabilità, ordini, gestione della preventivazione e dell’intero flusso di produzione, assistenza e manutenzione, spedizione, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso: 10 anni come stabilito per Legge dal disposto dell’art. 2220 C.C., fatti salvi eventuali ritardati pagamenti dei corrispettivi che ne giustifichino il prolungamento.

Diritti dell’Interessato

Oltre al diritto di accesso concernente la possibilità di ottenere dal Titolare la conferma che sia in corso un Trattamento dei propri Dati, l’Interessato gode dei diritti riconosciutigli agli artt. 16-21 del Regolamento e precisamente:

• di aver accesso ai dati personali che lo riguardano;

• di ottenere la rettifica, l’integrazione o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;

• di opporsi al trattamento;

• di conoscere l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento;

• di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca;

• di proporre reclamo all’autorità di controllo (“Garante Privacy”);

Modalità di esercizio dei diritti

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

• una raccomandata A.R. a Softjam S.p.A. viale Cembrano 2 – 16148 Genova -Italia

• una e-mail all’indirizzo privacy@softjam.it

Titolare, responsabile e incaricati

Il Titolare del Trattamento è Softjam S.p.A.

L’elenco aggiornato dei Responsabili e degli Incaricati al Trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del Trattamento.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il responsabile della protezione dei dati è Avv. Daniele Colombo

Può essere contattato:

• con una mail all’indirizzo dpo@softjam.it

• con una pec all’indirizzo daniele.colombo@milano.pecavvocati.it

Genova (GE), 26 Maggio 2023

Softjam S.p.A.